Выбор офисного МФУ — это не только вопрос цены устройства. Ошибка при покупке может привести к постоянным простоям сотрудников, высоким затратам на расходные материалы и регулярным обращениям в сервис.
Современное многофункциональное устройство объединяет принтер, сканер и копир, а в некоторых моделях также факс. Для небольших компаний это возможность сэкономить место и бюджет, а для крупных офисов — организовать централизованную печать документов.
Разберем основные критерии выбора офисного МФУ и выясним, какие характеристики действительно влияют на эффективность работы.
Определите реальный объем печати
Первое, с чего нужно начинать выбор, — количество страниц, которое печатается в офисе за месяц.
Ориентировочные показатели:
| Объем печати | Рекомендации |
|---|---|
| До 2 000 страниц/месяц | Компактное лазерное МФУ начального уровня |
| 2 000–10 000 страниц/месяц | Производительное лазерное МФУ для рабочей группы |
| 10 000–50 000 страниц/месяц | Корпоративное устройство с увеличенным ресурсом |
| Более 50 000 страниц/месяц | Профессиональная система печати |
Важно учитывать не только текущие потребности, но и рост компании. Если сегодня печатается 5 000 страниц в месяц, а через год объем увеличится вдвое, устройство должно иметь запас производительности.
Специалисты рекомендуют эксплуатировать оборудование на уровне не более 60–70% от заявленной максимальной нагрузки. Это увеличивает срок службы узлов печати и снижает вероятность поломок.
Лазерное или струйное МФУ
Для большинства офисов оптимальным выбором остается лазерная технология.
Преимущества лазерных МФУ
- скорость печати от 25 до 60 страниц в минуту;
- высокая надежность при больших нагрузках;
- четкий текст даже на мелких шрифтах;
- отсутствие риска засыхания расходных материалов;
- низкая стоимость черно-белой печати.
Современные лазерные устройства легко выдерживают десятки тысяч отпечатков ежемесячно.
Когда стоит выбрать струйное МФУ
Струйные модели со встроенной СНПЧ могут быть выгоднее, если компания регулярно печатает цветные материалы:
- презентации;
- каталоги;
- фотографии;
- маркетинговые материалы.
При больших объемах цветной печати стоимость одного отпечатка на СНПЧ может быть в несколько раз ниже, чем на цветном лазерном устройстве.
Однако при нерегулярном использовании существует риск засыхания печатающей головки.
Рассчитывайте стоимость страницы, а не цену устройства
Одна из самых распространенных ошибок — ориентироваться только на стоимость МФУ.
Например:
- устройство за 25 000 ₽ с дорогими картриджами может оказаться менее выгодным;
- устройство за 45 000 ₽ с ресурсными картриджами окупится за несколько месяцев.
Для офисной техники гораздо важнее показатель стоимости владения (TCO).
Ориентировочная стоимость печати:
| Тип устройства | Стоимость страницы |
|---|---|
| Черно-белое лазерное МФУ | 1–3 ₽ |
| Цветное лазерное МФУ | 8–20 ₽ |
| Струйное МФУ с СНПЧ | менее 1 ₽ для черно-белой печати и 1–3 ₽ для цветной |
| Струйное МФУ на картриджах | 5–15 ₽ |
Если офис печатает 10 000 страниц ежемесячно, разница даже в 1 рубль на странице превращается в экономию 120 000 ₽ в год.
Проверьте наличие совместимых картриджей
Перед покупкой МФУ важно проверить не только характеристики самого устройства, но и доступность расходных материалов.
Даже удачная по цене модель может оказаться невыгодной, если к ней сложно найти картриджи или их поставляет один-два производителя. В этом случае офис рискует столкнуться с перебоями поставок, высокой ценой отпечатка и отсутствием выбора между оригинальными и совместимыми расходниками.
Перед покупкой понравившегося МФУ проверьте:
- есть ли для него совместимые картриджи;
- сколько производителей выпускают такие расходники;
- есть ли картриджи стандартного и увеличенного ресурса;
- насколько стабильно они присутствуют у поставщиков;
- как менялась цена и наличие картриджей в последнее время.
Особенно это важно для новых моделей принтеров. Иногда устройство уже продается в магазинах, а совместимые картриджи к нему еще не появились или доступны только в ограниченном количестве.
Чтобы заранее оценить ситуацию по расходным материалам, можно запросить у нас аналитику по крупнейшим поставщикам: мы покажем, какие картриджи доступны для выбранного принтера, сколько поставщиков их предлагают и какова динамика наличия и цен.
Запросить аналитику по картриджам и поставщикам
Скорость печати
Скорость измеряется в страницах в минуту (ppm).
Рекомендуемые показатели:
- до 5 сотрудников — от 20 ppm;
- 5–20 сотрудников — от 30 ppm;
- более 20 сотрудников — от 40 ppm.
Для бухгалтерии, логистики, складов и отделов документооборота высокая скорость печати напрямую влияет на производительность сотрудников.
Нужна ли цветная печать
Цветное МФУ стоит покупать только тогда, когда цвет действительно используется в работе.
Оно необходимо:
- маркетинговым отделам;
- проектным организациям;
- архитектурным бюро;
- образовательным учреждениям;
- компаниям, работающим с презентациями и схемами.
Если более 90% документов печатается в черно-белом режиме, выгоднее приобрести монохромное лазерное МФУ.
Стоимость эксплуатации цветных устройств обычно в несколько раз выше из-за необходимости замены четырех отдельных картриджей.
Возможности сканирования
Во многих компаниях сканирование используется не реже печати.
Для офиса желательно наличие:
- автоматического податчика документов (ADF);
- двустороннего сканирования (Duplex Scan);
- сканирования в сетевую папку;
- отправки документов по электронной почте.
Если сотрудники ежедневно работают с договорами, актами и первичными документами, автоматический податчик способен экономить десятки часов рабочего времени ежемесячно.
Например, сканирование пачки из 100 листов вручную занимает 10–15 минут, а через ADF — всего 1–2 минуты.
Емкость лотков для бумаги
Маленький лоток быстро становится раздражающим фактором.
Для офисов рекомендуется:
| Количество сотрудников | Емкость лотка |
|---|---|
| До 5 человек | от 150 листов |
| 5–20 человек | от 250 листов |
| Более 20 человек | от 500 листов |
Большие устройства позволяют устанавливать дополнительные кассеты на 500–1000 листов и реже отвлекать сотрудников на загрузку бумаги.
Способы подключения
Современное офисное МФУ должно поддерживать сетевую работу.
Минимальный набор интерфейсов:
- Ethernet;
- USB;
- Wi-Fi.
Полезными дополнительными функциями будут:
- AirPrint;
- Mopria;
- мобильная печать со смартфона;
- NFC-подключение.
Сетевое подключение позволяет использовать одно устройство сразу нескольким сотрудникам без выделенного компьютера.
Формат печати: A4 или A3
Большинству компаний достаточно формата A4.
Поддержка A3 требуется:
- строительным организациям;
- проектировщикам;
- инженерным компаниям;
- рекламным агентствам.
Следует учитывать, что устройства формата A3 обычно стоят на 50–200% дороже аналогичных моделей A4 и занимают значительно больше места.
Итоги
При выборе офисного МФУ важно учитывать не только цену устройства, но и будущие расходы на эксплуатацию.
Для большинства компаний оптимальным решением становится монохромное лазерное МФУ со следующими характеристиками:
- скорость печати от 30 страниц в минуту;
- ресурс от 5 000 страниц в месяц;
- автоматический податчик документов;
- двусторонняя печать;
- Ethernet или Wi-Fi;
- лоток минимум на 250 листов.
- наличие совместимых картриджей у трех-четырех производителей.
Если же компания регулярно печатает маркетинговые материалы, презентации или фотографии, стоит рассмотреть цветное устройство либо струйное МФУ со встроенной системой непрерывной подачи чернил.
Правильно подобранное оборудование способно работать 5–7 лет и ежегодно экономить десятки тысяч рублей на расходных материалах и обслуживании.
Читать также
Разбираемся в особенностях оригинальных и совместимых тонеров, чтобы помочь вам сделать правильный выбор.
Неожиданные последствия параллельного импорта в Россию копировально-множительной техники.
Многофункциональные устройства -МФУ) значительно упрощают повседневные задачи, сочетая в себе функции принтера, сканера и копировального аппарата. Рассмотрим, как подключить МФУ к компьютеру или ноутбуку, и с какими трудностями можно столкнуться.
В связи с уходом брендов с российского рынка в продаже стали массово появляться подделки картриджей. Мы подготовили статью, чтобы вы знали, как отличить картридж оригинал от подделки.