Эффективное делопроизводство определяется не только профессионализмом сотрудников, налаженными рабочими процессами, менеджментом на предприятии, но и качеством организации рабочего места персонала. Одна из важнейших составляющих — это канцелярия. Без выверенного перечня принадлежностей и работающей оргтехники нормальный рабочий процесс невозможен по объективным причинам.
От чего зависят перечень и число требуемых товаров
Точный список нужных для офиса расходников определяется существенным числом факторов. Включая число работников и прочие моменты. При планировании необходимого, достаточного списка офисной канцелярии нужно ориентироваться на группу элементов.
Первое — количество сотрудников на предприятии, в офисе. Принцип простой — чем больше общая численность организации, тем выше будет потребность в канцелярских принадлежностях. С одной стороны, потребуется больший перечень наименований продукции, канцтоваров. Часто требуется еще и больше товаров каждого вида. В небольшой организации спланировать закупку изначально проще, поскольку сотрудников меньше, их потребности в канцелярии понятны лучше. Если речь идет о десятках людей в компании ситуация существенно усложняется. Придется отнестись к решению вопроса внимательнее.
Второе — особенности рабочих процессов в организации. Номенклатура канцелярии во многом зависит от того, какие именно функции выполняют сотрудники. Канцтовары для бухгалтера или секретаря — не то же самое, что канцтовары для программиста, специалиста по поисковому продвижению. Первым для эффективной работы потребуется куда больше разнообразной канцелярии. Вторым — достаточно блокнотов, ручек и еще нескольких простых принадлежностей, поскольку их функция не предполагает обширного взаимодействия с физическими документами.
Третье — это организационные моменты. Если проводятся планерки и совещания, то в список необходимой канцелярии можно включить маркерные доски, маркеры, специальные магниты, проекторы. Чтобы эффективно доносить мысли до сотрудников и оптимизировать рабочие процессы эти вещи будут незаменимы.
Обратите внимание! Также могут потребоваться дополнительные мелочи, чтобы повысить эффективность и комфорт работы. В каждом случае требуется индивидуальный подход, важен учет специфики функционирования определенной организации. Порой самостоятельно учесть все и запланировать закупку канцтоваров сложно. В таком случае, если организация достаточно крупная, имеет смысл нанять офис-менеджера, который будет следить за закупками канцелярии и сможет точно контролировать, что именно нужно в каждый момент времени.
Примерный перечень или что необходимо для эффективного и комфортного делопроизводства в условиях современного офиса
Список товаров для письма в каждом случае определяется индивидуально. Но есть некий минимум, который необходим для эффективной офисной работы. Он включает следующие канцтовары:
-
письменные принадлежности;
-
бумагу;
-
настольные товары;
-
принадлежности для оргтехники, офисного оборудования;
-
предметы для эффективного делопроизводства.
Также могут пригодиться дополнительные мелочи.
Принадлежности для письма
Письменные принадлежности включают в себя:
-
шариковые ручки достаточного качества, для повседневного письма;
-
гелевые ручки, пишут более ярко, могут использоваться для выделения текста, аккуратной корректировки на ксерокопии;
-
масляные ручки;
-
стержни для ручек, если нет желания переплачивать за лишние ручки (в таком случае ручка становится предметом многоразового использования);
-
простые карандаши, например, для заметок или подготовки графиков, чертежей;
В некоторых случаях могут потребоваться другие предметы, например, цветные карандаши. В зависимости от организованных правил делопроизводства, рабочих процессов, обязанностей конкретных сотрудников офиса.
Бумажная продукция
Представлена несколькими товарами:
-
бумага для принтера, ксерокса (оргтехники) — требуется для печати, ксерокопирования, рекомендуется купить бумагу определенной плотности, вида, согласно требованиям конкретной модели оборудования;
-
блокноты и записные книжки, для того, чтобы сотрудники могли делать необходимые заметки в любом месте;
-
бумажные конверты, для отправки писем, обращений;
-
календари, для эффективного учета времени;
-
стикеры, для наглядных заметок, которые нужно разместить на видном месте.
Бумажную продукцию выгоднее покупать оптом. Она требуется практически в любом офисе в большом количестве.
Настольные товары
Настольные товары позволяют эффективнее организовать и хранить документы в листах. Среди них:
-
органайзеры, которые используются для быстрого доступа к необходимой канцелярии.
Сюда же относятся бювары — специальные накладки на стол, которые разделены на отсеки для лучшей организации рабочего пространства сотрудников.
Список офисных принадлежностей и оборудования
Список продолжают офисные принадлежности и оборудование, если говорить о канцтоварах, это:
-
дыроколы, для эффективного хранения большого количества листов, чтобы документы не терялись;
-
степлеры, офисная канцелярия для тех же нужд;
-
скрепки, однотонные или цветные, если нет необходимости скреплять листы документа постоянно.
Также может потребоваться скотч. Для степлера необходимо купить скобы, это расходный материал (продается наборами).
Перечень товаров для эффективного делопроизводства
Список товаров для эффективного и комфортного делопроизводства включает папки, необходимые для хранения документации в листах. Среди них:
-
папка-портфель, обычно используется для курьерской доставки документации;
-
папки с кольцами, применяются для хранения значительного числа документов;
-
папки с файлами, каждый лист документа помещается в специальный файл, что исключает порчу и утерю данных.
Также, если делопроизводство объемное и нужно хранить большое количество документов, может потребоваться папка с арочным механизмом. Она способна хранить внушительное количество документов.
Список канцтоваров в 2024 году этим не исчерпывается. Для организации комфортного и четкого рабочего процесса могут потребоваться и другие товары: клей, ножницы, механические карандаши, фломастеры. Точный список, количество предметов зависят от особенностей офиса, количества сотрудников, особенностей делопроизводства, его составляют отдельно. После определения перечня товаров, нужно найти поставщика, который поможет с закупкой необходимого числа товаров по разумной, доступной цене.
Приобрести все необходимое для офиса в 2024 году по доступным ценам можно в нашем интернет-магазине rasxodki.shop. Поможем с выбором, организуем оперативную доставку по всей РФ. Все товары в наличии. Узнать больше, заказать необходимые принадлежности можно на сайте или по телефону +7 (495) 770-3311.
Читать также
Среди пользователей принтеров существует множество мифов про совместимые картриджи. В статье рассмотрим, какие стереотипы о картриджах соответствуют действительности, а какие лишь заблуждение обывателей.
С ситуацией, когда принтер не видит картридж, сталкивались многие пользователи, которые покупали совместимые расходники. Разберем разные варианты, что делать, если случилась такая проблема.
Cегодня существует большой выбор разных маркеров. Далее в этой статье рассмотрим, какие виды маркеров сегодня продаются, и что с их помощью можно делать.
Печатные устройства рассчитаны на разное количество и объемы печати. Многое зависит от типа картриджа, условий печати, производителя, а также типа документов, файлов, которые печатаются.